"ETIM-UK is ongetwijfeld een enorme onderneming maar wel een die in de toekomst beloningen zal opleveren".

Naar een ETIM-geoptimaliseerd PIM-systeem

Al meer dan 30 jaar bouwt Venture Lighting aan haar reputatie als marktleider in Europa op het gebied van metaalhalide-verlichtingstechnologie en vandaag de dag ook met LED-producten.

Venture ontvangt regelmatig aanvragen voor productgegevens in meerdere formaten van Britse groothandelaren. Het voldoen aan deze verzoeken en het bijhouden welke groothandelaar welke gegevensversie gebruikt, is tijdrovend. Bovendien eisen de Duitse Venture-klanten dat de gegevens ETIM geclassificeerd worden aangeleverd. Venture erkende dat ze de opslag en toegankelijkheid van technische productgegevens moesten verbeteren en stroomlijnen, maar waar te beginnen? In deze case study vertelt Clive Riddell, Technical Manager en ETIM Coordinator van Venture, hoe EDA Venture hielp om van een verzameling Word- en Excel-documenten te komen tot een 'geolied' ETIM-geoptimaliseerd PIM-systeem. En de rol die ProPlanet daarin speelde.

De ETIM-reis starten

Venture hoorde voor het eerst over ETIM-UK tijdens een EDA-inleidende presentatie in mei 2017. Het aanbod door David Bate, EDA's projectmanager van ETIM-UK, voor het gratis uitvoeren van een EDA-data-audit werd gretig aangenomen. In juli 2017 vond de

data-audit plaats en werd de ETIM-gereedheid van Venture doorlopen, werden de benodigde praktische stappen geidentificeerd en aanbevelingen gedaan.

De bestaande systemen van Venture

Venture heeft een Sage ERP-systeem, maar al hun toegeschreven productgegevens (die niet waren geoptimaliseerd voor ETIM) werden bewaard in een verzameling Word-documenten en Excel-spreadsheets die werden bijgehouden door een parttime tweepersoonsteam. De digitale assets van Venture (inclusief productafbeeldingen, applicatie-images en logo's) werden op afzonderlijke servers bewaard, zonder bijbehorende metagegevens of copyright-tags en de dynamisch geproduceerde datasheets waren niet beveiligd.

Venture wilde een datastrategie -en procesdocument creëren dat gekoppeld is aan hun productlevenscyclusplan. Om dit te inplementeren, adviseerde EDA's David Bate Venture om te investeren in een Product Information Management-systeem (PIM) dat was geconfigureerd om de ETIM-classificatie op te slaan, idealiter versie 7.0.

Het PIM-systeem zou een einde maken aan de afhankelijkheid van spreadsheets en in plaats daarvan een centraal onderhouden enkele bron van geclassificeerde productgegevens leveren voor gedrukte catalogi, meertalige datasheets en meerdere websites.

Met een PIM-systeem dat op deze manier is geconfigureerd, kan Venture voldoen aan alle toekomstige gegevensvereisten voor het handelen in het VK en in heel Europa, omdat de ETIM-classificatie zich automatisch vertaalt in 17 talen dankzij de logische, unieke codeerstructuur. Bovendien kunnen gegevens worden opgeslagen in alle gedrukte media en online kanalen zonder tijdrovende work-arounds.

Venture Lighting kiest voor DataProcessor TJ én EezyBridge

Venture nam het advies van het EDA over en koos voor het systeem van ProPlanet: DataProcessor in combinatie met EezyBridge, de add-on voor Digital Asset Management (DAM).

Clive Riddell over deze productkeuze:

"We kozen DataProcessor TJ van ProPlanet voornamelijk vanwege de aanbeveling van ETIM-UK en de kosten-effectieve prijs, maar ook omdat het systeem gemakkelijk te gebruiken was. We waren ook onder de indruk van de professionele, vriendelijke ondersteuning en adviezen van ProPlanet tijdens de implementatiefase. Toegegeven, er waren enkele initiële 'kinderziektes'. Zo bleek het afstemmen van data vooral met onze agent in Duitsland lastig vanwege problemen met verschillende versies. Gelukkig kon dit met hulp van ProPlanet snel worden opgelost."

Meebouwen aan de ETIM-standaard voor het VK

Zich voorbereidend op hun PIM-systeem, wil Venture ook een leidende rol spelen in de werkgroepen van EDA voor het vertalen van de ETIM-classificatie voor het Verenigd Koningrijk. Het overschakelen naar een PIM-systeem met ETIM-classificatie is zeker de moeite waard maar ook een flinke klus zoals Clive hieronder mooi beschrijft:

"Ik ben betrokken bij de totstandkoming van de ETIM-norm voor het Verenigd Koninkrijk voor de verlichtingsregeling, armaturen en noodverlichtingsproducten. Binnen de ETIM-UK Standardization Working Groups, die EDA leidt, vond ik de open forumdiscussies erg nuttig. De andere fabrikanten aan de tafel geven ons een goed inzicht in hoe zij ETIM gebruiken en welke voordelen en problemen zij ondervinden. Het kost heel veel tijd om al onze producten in de ETIM-structuur in te delen en te beschrijven, maar we zijn vastbesloten om door te zetten. Elk nieuw product wordt automatisch 'ge-ETIMiseerd', maar we moeten met terugwerkende kracht hetzelfde doen voor al onze al bestaande producten. Het is ongetwijfeld een enorme onderneming maar wel een die in de toekomst beloningen zal opleveren".

Bron: www.etim-uk.co.uk